Inventaire des stocks : définition et mode d’emploi

L’inventaire des stocks est une étape essentielle dans la vie d’un commerce. Elle peut parfois paraître fastidieuse ou même inutile, pourtant personne n’y échappe, et c’est tant mieux (si si, vous allez voir). Il est, en effet, primordial de connaître son stock réel et sa valeur. Cela permet d’éviter de nombreux problèmes susceptibles de menacer la survie de l’entreprise s’ils sont négligés.
C’est pourquoi, dans cet article, nous allons découvrir ensemble à quoi sert un inventaire de stock. Quels sont ses avantages ? Comment le réaliser ? Quels sont les différents types d’inventaires ? Mais commençons tout d’abord par expliquer ce que signifie concrètement le terme : inventaire des stocks.

Qu’est-ce que l’inventaire des stocks ?

L’inventaire de stock est, par définition, l’opération qui permet de compter et d’estimer les stocks disponibles dans les magasins et les entrepôts d’un commerçant, à un moment donné. Le professionnel connaît ainsi avec exactitude le nombre de produits disponibles et la valeur de son stock.

Une petite précision avant d’aller plus loin : dans la suite de cet article, nous aborderons uniquement l’inventaire des stocks des détaillants et commerçants. Nous verrons donc les stocks de produits finis, et non les stocks de produits en cours de fabrication.

Pourquoi l’inventaire des stocks est-il important ?

Faire un inventaire de stock est indispensable pour de nombreuses raisons. En voici quelques-unes :

• Respecter les obligations légales – En France, le contrôle des stocks et l’inventaire sont obligatoires au moins une fois par an, au moment de la clôture de l’exercice comptable. Cette exigence permet aux personnes physiques et morales, ayant la qualité de commerçant, d’établir leurs comptes annuels (voir l’article L123-12 du Code de commerce).
• Repérer les erreurs de stock – En comparant l’inventaire physique des stocks avec son calcul, c’est-à-dire l’inventaire comptable, vous pourrez identifier des incohérences de stock. Celles-ci peuvent être causées par différents facteurs, comme le vol, la perte, la dégradation ou encore des erreurs de gestion. Il faudra, par la suite, tenter d’identifier l’origine de ces écarts afin de pouvoir les éviter à l’avenir.
• Connaître précisément votre stock – Grâce à l’inventaire des stocks, vous aurez une vision exacte du nombre de produits qu’il vous reste, mais aussi de leur valeur. C’est une information indispensable pour tous les commerçants, notamment pour conseiller efficacement vos clients.
• Augmenter votre rentabilité – Une bonne connaissance de votre stock et de son évolution permet de mieux anticiper les commandes de réapprovisionnement à venir. Il est donc plus facile d’éviter le sous-stockage, le surstockage et le stock dormant. Tous ces éléments permettent de réduire les frais inutiles et d’accroître vos bénéfices.

Quels sont les différents types d’inventaire des stocks ?

Inventaire permanent

Après chaque entrée ou sortie, les produits sont inventoriés. C’est donc un suivi très précis, en temps réel, des stocks de l’entreprise. Pour mettre en place cette méthode, un logiciel d’inventaire de stock est souvent indispensable. Cette technique offre une grande réactivité et permet une gestion optimale de la rotation des stocks, mais elle ne dispense pas de réaliser l’inventaire des stocks obligatoire en fin d’exercice comptable.

Inventaire intermittent

• Annuel – C’est le minimum légal, à réaliser une fois par an en fin d’exercice comptable. L’inventaire annuel permet de rester en conformité avec la loi.
• Périodique – Avec cette méthode, on peut faire l’inventaire de stock par exemple tous les trimestres, tous les mois, ou selon la récurrence que l’on souhaite. Plus il sera fréquent, plus la gestion des stocks sera efficace.

Inventaire tournant

Dans ce cas-là, l’inventaire des stocks sera effectué sur une partie du stock à la fois. Cela permet de ne pas interrompre complètement l’activité de l’entreprise pendant le processus d’inventaire. Finalement, tout le stock sera inventorié, mais de manière progressive.

Comment faire un inventaire de stock ?

Nous allons vous présenter ici un modèle de procédure d’inventaire des stocks. Vous pouvez vous l’approprier et vous en servir de base pour l’adapter à vos besoins et à votre secteur. La tâche peut parfois paraître insurmontable, mais nous allons vous guider à travers les différentes étapes pour que l’audit ou l’inventaire physique des stocks se déroule au mieux.

1. Prévoyez une date – Si vous décidez de faire un inventaire complet, il faudra probablement fermer votre magasin, car aucun mouvement de produit ne doit intervenir pendant le comptage. Vous pouvez choisir un jour de fermeture habituelle, ou fermer vos portes juste pour cette occasion. Si votre stock est faible, il est aussi possible de faire l’inventaire des stocks avant l’ouverture ou après la fermeture du magasin. N’hésitez pas non plus à mobiliser toutes vos équipes pour le comptage.
   Maintenant, vous comprenez mieux les panneaux sur lesquels il est écrit : « Fermeture exceptionnelle pour inventaire ».
2. Imprimez des feuilles de comptage – Ce sont les tableaux ou les feuilles d’inventaire de stock sur lesquelles vous allez reporter les produits que vous compterez manuellement. En général, on y inscrit la quantité du produit, son nom, sa référence, son emplacement, le nom de la personne qui compte… Vous trouverez sur internet des exemples de tableaux d’inventaire de stock à imprimer.
3. Comptez vos produits – Une fois que toutes les équipes ont leurs feuilles de comptage et que chacun sait ce qu’il doit inventorier, on peut commencer. Vous pouvez vous aider d’un lecteur de codes-barres pour réaliser cette tâche, mais il faudra toujours reporter les chiffres par écrit, au stylo, sur les feuilles d’inventaire. N’oubliez aucun recoin de votre magasin et de vos réserves, ni les entrepôts éventuels.
4. Recomptez une deuxième fois – Pour éviter toute erreur, il est vivement recommandé de faire effectuer un second comptage par une personne ou une équipe différente. Oui, c’est un peu pénible, mais cela permet de vraiment minimiser le nombre d’erreurs.
5. Analysez vos résultats – Une fois que vous connaissez le nombre de produits physiquement présents dans votre entreprise, vous serez en mesure d’estimer la valeur réelle de votre stock. Vous allez également pouvoir comparer votre stock réel à votre stock supposé. Il faudra corriger les erreurs de stock dans vos bases de données, et par la suite essayer de découvrir leur origine (vol, perte, mauvaise saisie…).

Voilà, maintenant vous savez comment réaliser un inventaire des stocks. Vous voyez, ce n’est pas très compliqué, mais cela demande quand même de l’organisation et de la méthode. Alors bon courage, et bon inventaire !