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Choisir les produits parfaits pour votre magasin est un composant essentiel de votre succès, mais il est tout aussi crucial de pouvoir suivre vos articles efficacement. Sans un bon système, vous aurez du mal à gérer vos stocks, traiter les commandes et optimiser les transactions de votre terminal de point de vente (TPV). Vous savez qu’il vous faut un système pour garantir une bonne organisation, mais vous vous demandez peut-être s’il vaut mieux utiliser les UGS ou les CUP.
En réalité, vous avez besoin des deux ! Les codes UGS et CUP permettent d’identifier chaque produit avec précision, y compris leurs variantes de taille, couleur et style. Ces codes offrent également aux marques et commerçants des données précieuses sur les préférences des clients et les tendances de vente et facilitent ainsi la gestion de l’offre.
Mais pourquoi y a-t-il deux systèmes ? Et quelles sont leurs différences ? Cet article vous expliquera leurs avantages et vous révélera pourquoi ils sont tous deux indispensables.
Qu’est-ce qu’une UGS ?
UGS signifie unité de gestion des stocks, il s’agit d’une sorte de surnom pour les produits de votre magasin. Les UGS sont des codes que vous créez de manière individuelle pour vous aider à mieux gérer vos stocks. Les UGS sont modulables : vous décidez de la manière dont vous souhaitez étiqueter vos produits afin de les structurer selon l’emplacement, le département, les caractéristiques ou les catégories de produits. Quelle que soit la méthode choisie, veillez à utiliser un système d’UGS uniforme pour tous vos stocks afin d’assurer une certaine précision et de simplifier votre gestion des stocks.
Par exemple, si vous possédez une boutique de décoration intérieure spécialisée dans les torchons de cuisine, vos UGS pourraient prendre la forme suivante :
- T-ANCRE-BL : torchon bleu avec ancre
- T-NOEUDS-VRT : torchon marin vert avec nœuds
- T-TATT-RGE : torchon rouge de marin avec tatouages
- T-SRNE-BLC : torchon blanc avec sirène
Ces codes vous permettent de connaître les articles qui se vendent rapidement et ceux que vous avez encore en stock. Imaginez qu’une cliente adore un de vos torchons, mais que vous n’avez plus la couleur qu’elle souhaite acheter : grâce aux UGS, vous pouvez rapidement consulter votre système pour voir quand aura lieu la prochaine livraison et lui réserver l’article.
L’utilisation d’un système d’UGS facilite également l’évaluation des unités disponibles ou la vérification des prix sans avoir à scanner manuellement chaque produit. D’un point de vue analytique, les UGS vous permettent de prévoir vos ventes et de suivre les évolutions de vos stocks.
Qu’est-ce qu’un CUP ?
Les étiquettes noires et blanches que vous voyez sur les produits en magasin, avec leurs barres et leurs chiffres, sont des codes universels des produits (CUP). Chaque CUP est une combinaison unique de chiffres qui identifie précisément un produit, qu’il s’agisse d’un rouleau de papier cadeau vintage ou de produits écoresponsables pour animaux. Ces chiffres, appelés GTIN (code article international), sont reconnus à l’international. Contrairement aux UGS, les CUP ne sont pas personnalisables : ils sont standardisés et compatibles dans le monde entier.
Cela signifie que, quel que soit l’endroit où un article est vendu, que ce soit dans une petite boutique en centre-ville ou dans une grande surface en banlieue, le CUP restera identique. Les CUP sont également très pratiques pour suivre les stocks. Chaque fois que vous scannez ce code, que ce soit en caisse ou lors d’un inventaire, vous identifierez un produit précis.
Remarque : le terme « code-barre » est souvent utilisé de manière interchangeable avec le CUP, car un CUP est un type de code-barre spécifique. Que vous utilisiez « CUP » ou « code-barre », sachez qu’il s’agit du même système qui aide à suivre les produits avec efficacité.
Comment obtenir un CUP ?
Contrairement aux UGS, qui sont utilisés en interne, les CUP sont des codes universels que les commerçants et les entrepôts utilisent pour suivre les stocks. Bien qu’ils ne soient pas toujours indispensables pour les petites boutiques, les grands détaillants exigent souvent qu’un produit dispose d’un CUP pour faciliter la gestion des stocks.
Les marques doivent acheter les CUP auprès de GS1 (un organisme mondial à but non lucratif actif dans le développement de codes-barres) ou d’autres sociétés spécialisées. Vous devrez payer des frais initiaux et des frais annuels. Chaque variante d’un produit nécessite un CUP distinct. Par exemple, si vous proposez un chemisier disponible en six tailles, il vous faudra acheter six CUP.
Quelle est la différence entre une UGS et un CUP ?
Les UGS et les CUP remplissent des fonctions différentes, mais complémentaires. Les UGS sont une sorte de langage propre à votre magasin : des codes uniques que vous créez pour suivre vos produits de manière précise. Ils décrivent les caractéristiques spécifiques de vos produits, ce qui permet un suivi détaillé et une gestion efficace des stocks.
Les CUP, en revanche, sont le langage universel du commerce de détail. Ce sont des codes standardisés, attribués à chaque produit, peu importe la boutique, l’emplacement ou le type de vente.
Voici un tableau comparatif pour mieux comprendre comment les UGS et CUP fonctionnent ensemble :
| Caractéristique | UGS (unité de gestion des stocks) | CUP (code universel des produits) |
| Définition | Code alphanumérique personnalisé pour identifier les produits en stock | Code numérique standardisé de 12 chiffres pour identifier de façon unique les produits au niveau mondial |
| Origine | Code créé et attribué par un commerçant ou une boutique | Code standardisé et attribué à chaque produit avant sa vente en boutique par un organisme |
| Unicité | Unique à chaque commerçant ou magasin | Unique à l’échelle mondiale |
| Niveau de détail | Peut contenir des attributs (taille, couleur, style, etc.) | Identifie principalement le produit et son fabricant |
| Application | Utilisée pour la gestion et le suivi interne des stocks | Utilisé pour identifier les produits entre industries, notamment au moment de la vente |
| Flexibilité | Très personnalisable en fonction des besoins | Format standardisé avec variation limitée |
| Propriété | Dépend du commerçant, appartient à la boutique | Reconnu mondialement et attribué par des organismes |
| Code-barre | Facultatif (peut contenir un code-barre) | Contient toujours un code-barre scannable facilitant l’identification |
| Reconnaissance mondiale | Non standardisé | Reconnu au niveau international pour faciliter le commerce entre pays |
Comment suivre les UGS et les CUP ?
Maintenant que vous connaissez la différence entre les UGS et les CUP, voyons comment les utiliser pour suivre vos produits de manière précise. Le suivi est possible à l’aide d’un système de TPV ou d’une feuille de calcul, ou même manuellement.
Système de TPV :
- Suivi automatisé : le TPV s’intègre parfaitement à votre gestion des stocks. Une UGS ou un CUP est attribué à chacun de vos produits, et lorsque la vente est effectuée, le système met automatiquement à jour le niveau des stocks en temps réel. Vous profitez ainsi d’une précision optimale.
- Scannage du code-barre : lorsque le client effectue un achat, le CUP est scanné en caisse à l’aide d’un lecteur de codes-barres. Le processus de paiement est accéléré, et le suivi précis des produits est garanti.
- Rapports de vente : le système de TPV génère des rapports détaillés sur les ventes avec des informations sur les produits populaires qui doivent être réapprovisionnés et ceux qui se vendent plus lentement.
- Intégration avec les commandes fournisseurs : de nombreux systèmes de TPV permettent de passer automatiquement des commandes lorsque les niveaux de stock sont bas pour éviter les ruptures de stock.
Feuille de calcul ou système manuel :
- Saisie manuelle des données : avec cette méthode, vous devrez saisir manuellement les informations de produits, y compris les UGS ou les CUP, les quantités et autres données dans une feuille de calcul. Vous devrez également mettre à jour les niveaux de stock après chaque vente, ce qui peut être fastidieux et entraîner des erreurs.
- Contrôles réguliers : des inventaires physiques périodiques sont essentiels pour s’assurer que la feuille de calcul correspond aux niveaux de stock réels. Toute divergence nécessitera un ajustement manuel.
- Automatisation limitée : les logiciels de tableurs peuvent aider avec les calculs, mais ils manquent d’automatisation et de suivi en temps réel, contrairement à un TPV.
- Risque d’erreurs : la saisie manuelle augmente le risque d’erreurs de données, ce qui peut entraîner des écarts dans les niveaux de stock et une insatisfaction de la part des clients.
Comme vous pouvez l’imaginer, un système de TPV est la méthode privilégiée pour suivre les UGS et les CUP en raison de son efficacité, de sa précision et de son intégration simplifiée avec des plateformes comme Faire.
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