Zurück 
Die richtigen Produkte für dein Geschäft auszuwählen, ist entscheidend für deinen Erfolg. Genauso wichtig ist es aber, den Überblick zu behalten. Ohne ein gut durchdachtes System wirst du Schwierigkeiten haben, deinen Bestand zu überwachen, Bestellungen abzuwickeln und die Transaktionen über dein POS-System zu optimieren. Du möchtest alles im Griff haben und fragst dich vielleicht, ob du dich zwischen Artikelnummer (Art.-Nr.) und UPC entscheiden musst.
Die Antwort lautet: Du brauchst beides! Mit Artikelnummern und UPC-Codes kannst du jedes Produkt präzise identifizieren, einschließlich Variationen in Größe, Farbe und Stil. Die Daten, die diese Codes liefern, geben dir wertvolle Einblicke in die Vorlieben deiner Kund*innen und in Verkaufstrends, sodass du dein Sortiment gezielt auf deine Zielgruppe ausrichten kannst.
Aber warum gibt es zwei Systeme? Und welches ist wofür zuständig? In diesem Artikel erfährst du, warum beide wichtig sind und wie sie dir im Alltag helfen.
Was ist eine Artikelnummer (Art.-Nr.)?
Eine Artikelnummer (Art.-Nr.), englisch SKU, ist wie ein interner Code für die Produkte in deinem Laden. Du erstellst sie selbst, damit sie zu deinem System passt. Artikelnummern lassen sich ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen! Du kannst deine Produkte so kennzeichnen, dass du sie leicht verwalten kannst, sei es nach Standort, Abteilung, Produkteigenschaften oder Kategorien. Wichtig ist, dass du ein einheitliches System für alle Artikelnummern nutzt, um den Überblick zu behalten.
Wenn du zum Beispiel ein Geschäft für Haushaltswaren führst und maritime Geschirrtücher verkaufst, könntest du ihnen folgende Artikelnummern zuweisen:
- TT-ANKER-BLU: Anker-Geschirrtuch in Blau
- TT-KNOTEN-GRN: Knoten-Geschirrtuch in Grün
- TT-MUSTER-RED: Muster-Geschirrtuch in Rot
- TT-MEERM-WHT: Meerjungfrauen-Geschirrtuch in Weiß
Diese Codes helfen dir, zu erkennen, welche Artikel sich gut verkaufen und welche noch auf Lager sind. Stell dir vor, ein*e Kund*in möchte ein bestimmtes Geschirrtuch kaufen, aber du hast die gewünschte Farbe nicht mehr auf Lager. Mit der Artikelnummer kannst du schnell nachsehen, wann die nächste Lieferung kommt, und das gewünschte Produkt reservieren.
Artikelnummern erleichtern es dir außerdem, den aktuellen Bestand eines Produkts zu prüfen oder den Preis zu ermitteln, ohne den Artikel scannen zu müssen. Zudem helfen sie dir dabei, Verkaufsprognosen zu erstellen oder den Schwund im Lager zu verfolgen.
Das nächste Mal, wenn du eine Reihe von Zahlen oder Buchstaben auf einem Preisschild entdeckst, weißt du: Es ist die Artikelnummer, die für reibungslose Abläufe im Hintergrund sorgt.
Was ist ein UPC?
Die schwarz-weißen Streifen, die du auf vielen Produkten siehst, sind Universal Product Codes (UPC). Sie funktionieren wie eine eindeutige Identifikationsnummer für jedes Produkt.
Jeder UPC ist eine weltweit eindeutige Zahlenkombination, die genau ein Produkt identifiziert, egal ob es sich um Vintage-Geschenkpapier oder umweltfreundliche Haustierprodukte handelt. Diese Codes, auch als GTIN (Global Trade Item Number) bekannt, sind international standardisiert und nicht anpassbar.
Das bedeutet, dass ein Produkt überall denselben UPC hat, egal ob es in einer kleinen Boutique oder in einem großen Einzelhandelsgeschäft verkauft wird. UPCs eignen sich hervorragend, um den Bestand zu verfolgen. Jedes Mal, wenn ein UPC-Code gescannt wird, ob an der Kasse oder bei der Inventur, wird das entsprechende Produkt erkannt.
Übrigens: Der Begriff „Barcode“ wird oft synonym mit UPC verwendet, da ein UPC im Grunde eine Art Barcode ist. Wenn du also „UPC“ oder „Barcode“ hörst, weißt du, dass es sich um dieslbe Sache handelt.
Wie erhältst du einen UPC?
Während Artikelnummern für den internen Gebrauch bestimmt sind, ist der UPC ein weltweit genutzter Code, mit dem Einzelhändler*innen und Lagerhäuser ihre Bestände verwalten können. Für kleinere Läden mag ein UPC nicht unbedingt notwendig sein, aber größere Einzelhändler*innen verlangen meist, dass alle Produkte einen UPC haben.
Um einen UPC für ein Produkt zu erhalten, müssen Marken diesen bei GS1 (einer internationalen gemeinnützigen Organisation für die Entwicklung von Barcodes) oder anderen Barcode-Unternehmen erwerben. Es fällt eine einmalige Gebühr sowie jährliche Gebühren an. Für jede Produktvariante wird ein eigener UPC benötigt. Wenn eine Bluse in sechs Größen erhältlich ist, benötigt die Marke also sechs UPCs.
Was ist der Unterschied zwischen einer Artikelnummer und einem UPC?
Artikelnummern und UPCs erfüllen unterschiedliche, aber sich ergänzende Aufgaben. Artikelnummern sind das persönliche Kennzeichnungssystem deines Geschäfts – einzigartige Codes, die du erstellst, um den Überblick über deine Produkte zu behalten. Sie beschreiben spezifische Attribute wie Größe, Farbe oder Stil und ermöglichen eine präzise Bestandsverwaltung.
UPCs hingegen sind wie die universelle Sprache des Einzelhandels. Sie sind standardisierte Codes, die jedem Produkt zugewiesen werden, egal wo und von wem es verkauft wird.
Für eine detaillierte Übersicht, wie Artikelnummern und UPCs zusammenarbeiten, sieh dir die folgende Tabelle an:
| Merkmal | Artikelnummer (Art.-Nr.) | UPC (Universal Product Code) |
| Definition | Individuell erstellter alphanumerischer Code zur Identifizierung von Produkten im Bestand | Standardisierter 12-stelliger numerischer Code zur globalen Identifizierung von Produkten |
| Ursprung | Erstellt und zugewiesen von einzelnen Einzelhändler*innen oder Unternehmen | Standardisiert und jedem Produkt zugewiesen, bevor es in den Handel gelangt |
| Einzigartigkeit | Einzigartig für jedes Geschäft oder Unternehmen | Weltweit einzigartig für jedes Produkt |
| Detaillierungsgrad | Kann Attribute wie Größe, Farbe, Stil usw. enthalten | Bezieht sich hauptsächlich auf das Produkt und dessen Hersteller*in |
| Anwendung | Wird intern zur präzisen Bestandsverwaltung und Verfolgung verwendet | Wird zur branchenübergreifenden Identifizierung, insbesondere für POS-Systeme, genutzt |
| Flexibilität | Hochgradig anpassbar, um den Bedürfnissen von Einzelhändler*innen gerecht zu werden | Standardisiertes Format mit begrenzter Anpassbarkeit |
| Besitz | Spezifisch für Einzelhändler*innen, Eigentum des Unternehmens | Weltweit anerkannt, von Organisationen verwaltet |
| Barcode | Optional, kann einen Barcode enthalten, muss aber nicht | Enthält einen scannbaren Barcode zur einfachen Identifizierung |
| Globale Anerkennung | Einzigartig für individuelle Einzelhändler*innen, nicht global standardisiert | Weltweit anerkannt und erleichtert den internationalen Handel |
Wie kannst du Artikelnummern und UPCs tracken?
Jetzt, da du den Unterschied zwischen Artikelnummern und UPCs kennst, lass uns sehen, wie du sie nutzen kannst, um deine Produkte genau zu verfolgen. Du kannst dies entweder mit einem POS-System oder manuell mit einer Tabelle oder durch manuelle Eingabe tun.
Mit einem POS-System:
- Automatische Verfolgung: Ein POS-System integriert sich direkt in deine Bestandsverwaltung. Jeder Artikel erhält eine eindeutige Artikelnummer oder einen UPC, und sobald ein Verkauf erfolgt, aktualisiert das System automatisch die Bestandszahlen. Dies sorgt für Echtzeitgenauigkeit.
- Barcode-Scan: Wenn ein*e Kund*in etwas kauft, scannt der*die Kassierer*in den UPC mit einem Barcode-Scanner. Das beschleunigt den Kaufprozess und gewährleistet eine genaue Bestandsverfolgung.
- Verkaufsberichte: Ein POS-System generiert detaillierte Verkaufsberichte, die dir Einblicke geben, welche Produkte sich gut verkaufen und nachbestellt werden müssen. Es hilft auch dabei, Artikel zu identifizieren, die sich langsamer verkaufen.
- Integration mit Bestellungen bei Anbieter*innen: Viele POS-Systeme ermöglichen die automatisierte Bestellung bei den Anbieter*innen bei niedrigen Beständen. Das hilft dir, deinen Bestand rechtzeitig aufzufüllen und Engpässe zu vermeiden.
Mit einer Tabelle oder einem manuellen System:
- Manuelle Dateneingabe: Bei dieser Methode musst du Produktinformationen wie Artikelnummern oder UPCs, Mengen und andere relevante Details manuell in eine Tabelle eingeben. Du musst die Bestandszahlen nach jedem Verkauf aktualisieren, was zeitaufwändig ist und anfälliger für menschliche Fehler sein kann.
- Abgleichprüfungen: Regelmäßige physische Bestandszählungen sind notwendig, damit die Tabelle auch wirklich den tatsächlichen Beständen entspricht. Etwaige Abweichungen müssen manuell korrigiert werden.
- Begrenzte Automatisierung: Tabellen-Software kann bei Berechnungen unterstützen, bietet jedoch nicht die Automatisierung und Echtzeitverfolgung eines POS-Systems.
- Fehlerrisiken: Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Eingabefehlern, was zu Diskrepanzen im Bestand und möglicherweise zu Unzufriedenheit bei Kund*innen führen kann.
Wie du dir wahrscheinlich vorstellen kannst, ist ein POS-System die bevorzugte Methode zur Verfolgung von Artikelnummern und UPCs, da es effizient, genau und leicht in Plattformen wie Faire integrierbar ist.
Bist du neu im Einzelhandel? Erfahre mehr über „Open with Faire“ und wie du dich für bis zu 20.000 € mit 60-Tage-Zahlungsziel bewerben kannst, um die Regale deines neuen Shops zu füllen.
